அலுவலக மீட்டிங்: தயாரிப்புகளும், அணுகுமுறைகளும்...!

அலுவலகத்திலோ அல்லது அலுவலக வேலையாக வெளியிடங்களிலோ, சந்திப்பு (மீட்டிங்) என்பது தவிர்க்க முடியாத ஒரு விஷயமாக மாறிவிட்டது. இது போன்ற ‘மீட்டிங்' களில் பெரிய சவாலே, நாம் எப்படி பேசுவது, எதை முதலில் பேசுவது, அவசியமான நேரங்களில் குறுக்கீடு செய்யலாமா என்பது போன்ற கேள்விகள்தான் மனதில் ஓடும். அதை தெளிவுபடுத்துகிறது, இந்த கட்டுரை தொகுப்பு. 

 * எதை பேசப் போகிறீர்கள்? பல விஷயங்களைப் பற்றிப் பேச வேண்டும் என்ற அழுத்தம் முக்கியமான மீட்டிங்குகளில் இடம் பெறும். ஆனால் பதற்றத்தில் எதை முதலில் பேசுவது என தெரியாமல் எதாவது ஒரு விஷயத்தில் ஆரம்பித்து எங்கேயோ கொண்டுபோய் முடித்துவிடுவோம். இதனை சமாளிக்க, மீட்டிங் ஹாலுக்குள் செல்லும் முன் பேச வேண்டிய விஷயங்களை ஒரு சிறிய தாளில் குறிப்பு எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். அதனை ஒரு முறை வரிசைப்படுத்துங்கள். இதைத்தான், இந்த வரிசையில் பேசப்போகிறேன் என்ற நம்பிக்கையோடு பேசுங்கள். மொத்த மீட்டிங் நேரத்தில் உங்களுடைய பேச்சு 10 சதவிகித நேரம்தான் என்பதில் உறுதியாக இருங்கள். அதற்கு மேல் நீங்கள் பேசினால் உங்கள் கருத்துக்கள் ஆக்கபூர்வமான தாக்கத்தை ஏற்படுத்தாது. உங்களிடம் கேள்விகள் முன் வைக்கப்படும்போது அதற்கு எளிமையாக பதிலளியுங்கள். 

 * 80:20 விதியை கடைப்பிடியுங்கள்! 

 ஒவ்வொரு மீட்டிங்கிலும் மேலாண்மை தத்துவமான 80:20 விதியை கடைப்பிடியுங்கள். ஒரு முக்கியமான மீட்டிங்கில் நீங்கள் பேசும் 20 சதவிகிதக் கருத்துக்கள் 80 சதவிகிதம் பேருக்கு தாக்கத்தை ஏற்படுத்த வேண்டும். மொத்த மீட்டிங்கும் உங்களது 20 சதவிகிதப் பேச்சை மையப்படுத்தியே இருக்க வேண்டும் என்பதைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள். குறைவாகப் பேசி உங்கள் கருத்தைப் பற்றி அதிகமாக விவாதிக்க வையுங்கள். 

 * அதிகம் கேளுங்கள்! 

 மீட் டிங்கில் இரண்டு விதமான நபர்கள் இருப்பார்கள். ஒருவர் உடலளவில் மீட்டிங்கில் இருப்பவர், இன்னொருவர் முழு கவனத்தோடு இருப்பவர். நீங்கள் இரண்டாவது நபராக இருங்கள். உங்களுக்கு தேவைப்படாத விஷயம் என்றாலும் மற்றவர் சொல்லும் விஷயத்தைக் கேளுங்கள். அவர்களது பேச்சில் உங்களுக்கான ஏதாவது ஒரு விஷயம் இருக்கும். மேலும் மற்ற நபர்களும் உங்களைக் கவனிக்க இது உதவும். 

 * குறுக்கீடு செய்யலாமா? 

 ஒருவர் பேசும்போது குறுக்கிட்டுப் பேசுவதை தவிருங்கள். ஆனால் ஒரு விஷயம் தவறான கருத்தாக முன் வைக்கப்படுகிறது என்றால், மிகவும் மரியாதையாக அதில் குறுக்கிட்டு அதனைத் தவறானதாக கூறாமல், அதற்கான சரியான விளக்கத்தை அளிக்க முயற்சி செய்யுங்கள். வேறு யாராவது இதனைச் சுட்டிக்காட்டுவார்கள் என இருப்பதை விட தானாக முன் வந்து சுட்டிக்காட்டுவதையே நிர்வாகம் விரும்பும். அதேபோல் ஒருவர் பேசும்போது அவர் முன் வைக்கும் கருத்தை விமர்சிப்பதோ, நேரடியாக இது தவ‌று என்றோ கூறி மீட்டிங்கில் இருக்கும் நபரைச் சங்கடத்துக்கு உள்ளாக்காதீர்கள். 

 * செல்போன் வேண்டாம்! 

 உங்களுக்கு தொடர்பில்லாத விஷயங்கள் பேசப்படும்போது கான்பிரன்ஸ் ஹாலில் செல்போன் பயன்படுத்துவது, கேம் விளையாடுவது போன்ற விஷயங்களைச் செய்யாதீர்கள். அது சில முக்கியமான பிரசன்டேஷன்களின் போது இருட்டாக உள்ள அறையில் இருந்தால் தனியாகத் தெரியும். மேலும் உங்கள் மீது உள்ள நல்ல எண்ணம் பாதிக்க வாய்ப்புள்ளது. அதனால் பொதுவாக மீட்டிங்கில் செல்போன் பயன்படுத்துவதைத் தவிருங்கள். இந்த 5 விஷயங்களை கடைப்பிடித்தால் பெரும்பாலான மீட்டிங்குகள் உங்கள் வசமே இருக்கும்.